Logo HagedornHagedorn Unternehmensgruppe: KI+ bei Hagedorn: Mehr Produktivität im Alltag und in den Prozessen
Hagedorn setzt auf KI, um Mitarbeitende zu entlasten und Abläufe effizienter zu gestalten. u+i begleitet die Unternehmensgruppe auf diesem Weg: vom sicheren KI-Zugang und der Schulung bis zur Umsetzung komplexer Prozesslösungen.
Kurzbeschreibung
Wie wird aus dem Potenzial von KI ein konkreter Nutzen für das Unternehmen? Hagedorn verbindet dafür zwei Ansätze: Mitarbeitende erhalten einen sicheren KI-Zugang und lernen, ihn für ihre täglichen Aufgaben einzusetzen. Gleichzeitig optimieren wir gemeinsam mit den Fachbereichen komplexere Prozesse durch Automatisierung und KI.
u+i begleitet die gesamte Reise. Wir identifizieren wirtschaftlich sinnvolle Einsatzfelder, führen die KI-Plattform ein, befähigen die Teams und setzen Prozesslösungen um. Klare Verantwortlichkeiten und ein gemeinsames Betriebsmodell sorgen dafür, dass KI dauerhaft Teil der Arbeit wird. Die Transformation läuft weiter, auf Basis der Erfahrungen aus Pilot, Rollout und Betrieb.
Leistungen
- Künstliche Intelligenz
- Prozessautomatisierung
- Schulung
- Strategische Beratung
Herausforderung
Die Hagedorn Gruppe wollte KI nicht in einzelnen Experimenten ausprobieren, sondern schnell in der ganzen Organisation wirksam machen.
Dafür mussten drei Fragen gleichzeitig beantwortet werden: Wo bringt KI in den Prozessen den größten Nutzen? Wie bekommen Mitarbeitende sicheren Zugang und das nötige Verständnis? Und wer steuert die KI-Nutzung, wenn sie in der Fläche ankommt?
Unsere Lösung
Wir haben die Transformation von Anfang an auf drei Säulen aufgebaut und sie parallel vorangetrieben statt nacheinander: KI+Impact, KI+Enablement und KI+Steering.
Heute stehen Prozesslösungen im Live-Betrieb, mehr als 200 Mitarbeitende haben Zugang zu KI, und ein Betriebsmodell verankert die Nutzung dauerhaft. Die Transformation geht weiter.
Drei Säulen zur systematischen KI-Transformation
KI+Impact
Use Cases rechnen und bewerten, dann umsetzen: Jede Idee bekommt einen Business Case. Umgesetzt wird, was sich rechnet.
KI+Enablement
Zugang, Schulung und Verständnis der Technologie: Mitarbeitende erhalten eine sichere KI-Plattform und lernen, was KI im eigenen Arbeitsalltag leisten kann.
KI+Steering
Reifegrad und Ist-Zustand erheben, Zielbild definieren und es über Operating Model, Rechte- und Rollenmodelle, Admins und Organisation in die Fläche bringen.
Von der ersten Idee zur KI in der Fläche, und es geht weiter
Die drei Säulen laufen nicht nacheinander, sondern parallel. Genau das macht die Transformation schnell: Gerechnete Use Cases schaffen Akzeptanz, befähigte Mitarbeitende bringen neue Ideen ein, und das Betriebsmodell trägt beides in die Fläche.
Analyse + Reifegradbestimmung
Ideen aus den Fachbereichen werden aufgenommen, bewertet und durchgerechnet. Parallel erheben wir den KI-Reifegrad und definieren das Zielbild.
Erste Lösungen im Betrieb
Freigegebene Vorhaben gehen live, darunter eine gemeinsame Datengrundlage für dokumentenbasierte Prozesse. Weitere Themen setzen darauf auf.
Pilot: Juni 2026
Eine Pilotgruppe erhält Zugang zum KI-Betriebssystem und arbeitet vier Wochen intensiv damit.
Rollout: Juli bis August 2026
In Schulungswellen erhalten bis August 2026 mehr als 200 Mitarbeitende Zugang zum KI-Tool.
Verankerung: ab September 2026
Weitere Schulungswellen laufen. Das Betriebsmodell mit Rollen, Rechten und Verantwortlichen in den Bereichen verankert die Nutzung dauerhaft.
KI+Impact: erst der Business Case, dann die Umsetzung
Jede Idee wird aufgenommen und bewertet. Die Schlüsselfrage lautet immer: Was ist der Business Impact? Kein Projekt startet ohne nachvollziehbare Payback-Rechnung, das Management entscheidet auf Basis von Zahlen. Das Ergebnis: Das umgesetzte Portfolio amortisiert sich in weniger als sechs Monaten.
Im Betrieb sind heute Lösungen aus den Themenbereichen Dokumenten- und Belegverarbeitung, Nachweis- und Berichtswesen sowie Mengen- und Abrechnungsgrundlagen.
Analyse + Business Case
Interviews, Prozesserfassung und Opportunity Score münden in einen Business Case mit klarer Umsetzungsempfehlung.
Umsetzung + Betrieb
Freigegebene Vorhaben setzen wir um, rollen sie aus und übernehmen den Betrieb. Dabei profitieren wir von unserer jahrelangen Erfahrung in nutzerzentrierter Entwicklung: Lösungen gehen nicht nur live, sie werden im Arbeitsalltag auch genutzt.
Weiterentwicklung
Live-Lösungen entwickeln wir weiter. Neue Anwendungsfälle setzen auf dem vorhandenen Datenfundament auf.
KI+Enablement: Die Motivation war da. Es fehlte der sichere Weg.
Die Ausgangslage
Bei Hagedorn waren alle Mitarbeiter+innen motiviert, KI zu nutzen. Es fehlte nur ein sicherer Weg, um loszulegen. 93 % aus einer Pilotgruppe wollten KI weiter nutzen, und 86 % hatten bereits spürbar mehr Zeit für mehrwertstiftende Aufgaben.
Der Zugang
Wir haben das Momentum genutzt und allen einen sicheren Zugang gegeben: modellagnostisch, DSGVO-konform und in der EU gehostet. Bei Hagedorn ist das Langdock.
Die Wirkung
Die Fachabteilungen automatisieren jetzt aus eigenem Antrieb. Sie kennen ihre Abläufe selbst am besten.
Zugang allein reicht nicht. Schulungswellen vermitteln, was KI leisten kann, wo ihre Grenzen liegen und wie sie im eigenen Arbeitsalltag hilft.
Aus dem Pilot ist Betrieb geworden
Im Juni 2026 startete eine Pilotgruppe. Bis August 2026 hatten bereits mehr als 200 Mitarbeitende Zugang zum KI-Tool, weitere Schulungswellen laufen.
Die Nutzung wächst mit: Die wöchentlich aktive Nutzung hat sich fast verdreifacht.
Die Fachabteilungen bauen inzwischen eigene Assistenten und Automatisierungen, etwa für Angebote und Kalkulation, Korrespondenz, Projektsteuerung und Reporting. Dank unseres strukturierten Schulungssystems konnten wir in kurzer Zeit Abteilung für Abteilung mit KI vertraut machen und einen Effizienz-Boost ermöglichen.
KI+Steering: vom Ist-Zustand zum Zielbild
Transformation ist zu 20 % Technologie und zu 80 % Menschen. Steuerung beginnt deshalb mit einer klaren Reifegradbestimmung und einem Ziel, das alle kennen.
Reifegrad + Ist-Zustand
Wo steht das Unternehmen? Wir bewerten den KI-Reifegrad entlang von Strategie, Daten, Technologie, Kompetenzen, Governance und Organisation und machen sichtbar, wo Potenziale liegen.
Zielbild
Wohin soll es gehen? Gemeinsam mit der Geschäftsführung legen wir fest, welche Rolle KI künftig spielt, welche Bereiche zuerst profitieren und woran Erfolg gemessen wird.
Operating Model
Wer macht was? Mandat, zentrale KI-Einheit, Verantwortliche in den Bereichen, Rechte- und Rollenmodelle und Admins übersetzen das Zielbild in die Organisation.
Messen + Nachsteuern
Ein Reifegradmodell mit fünf Stufen, von „nicht gestartet“ bis „gestaltend“, zeigt laufend, wo Mitarbeitende stehen und welcher nächste Schritt hilft: ein konkreter Anwendungsfall, ein fertiger Assistent oder eigene Automatisierungen.
Das Operating Model: Der Hebel kommt auf der Fläche
Damit KI im Unternehmen bleibt, braucht sie eine Organisation, die sie trägt:
Mandat und Zentrale: Die Geschäftsführung gibt das Mandat, eine zentrale KI-Einheit stellt Plattform, Standards und Schulung, und aus den Bereichen fließen Use Cases, Kennzahlen und Bedarfe zurück.
Rechte und Rollen: Ein Rechte- und Rollenmodell regelt, wer welche Modelle, Daten und Funktionen nutzen darf.
Admins und Organisation: Klare Zuständigkeiten für Plattform, Zugänge und Tool-Portfolio sorgen dafür, dass die Nutzung mitwachsen kann.
Schnell, weil alles ineinandergreift
Bei Hagedorn liefen Business Cases, Plattform-Rollout und Betriebsmodell von Anfang an parallel. Jede Säule beschleunigt die anderen: Befähigte Mitarbeitende bringen neue Use Cases ein, gerechnete Use Cases schaffen Akzeptanz, und das Betriebsmodell sorgt dafür, dass beides in der Fläche ankommt.
Ihr wisst, wo der Schuh drückt. Wir helfen euch, es in Zahlen zu fassen.
Lasst uns gemeinsam anschauen, welche Prozesse bei euch das größte Potenzial haben, und was eine Optimierung konkret bringen würde.
Jan HildburgExecutive Director AI + Product Engineering